Telefoonservice: hoe werkt dat?
Je wil de zekerheid dat jouw klanten perfect te woord worden gestaan
Telefoonservice: hoe werkt dat?
Als je zelf niet in de gelegenheid bent de telefoon aan te nemen, kan je deze – al dan niet vertraagd – doorschakelen naar de ervaren telefonistes van TopConnect Telefoonservice. Wij zorgen er dan voor dat jouw bellers professioneel te woord gestaan worden. Je klanten zullen niet in de gaten hebben dat ze met een externe partij spreken.
Telefoon doorschakelen
Je schakelt de telefoon of telefooncentrale door naar een telefoonnummer dat je van ons krijgt. Wij programmeren dat telefoonnummer met jouw bedrijfsnaam. Als je rechtstreeks doorschakelt, gaat de telefoon niet bij jou over maar direct bij ons (lekker rustig!). Als je vertraagd doorschakelt, kan je eerst zelf de telefoon aannemen. Als het je niet schikt, laat je de telefoon een aantal keren overgaan en gaat het gesprek alsnog naar ons.
Belscript
Voor al onze klanten maken we – in nauw overleg – een belscript. Dit varieert van heel eenvoudig (gesprek aannemen en bericht sturen) tot ingewikkeld. Voor een aantal klanten van ons verzorgen we de klantenservice. In dat geval weten we veel van het product of de dienst en zijn wij tweedelijns opvang. Ook plannen we agenda’s voor bijv. podotherapeuten, chiropractors, schoonheidssalons en fysiotherapeuten.
Overigens is het belscript een leidraad. Wij voeren ‘echte’ gesprekken!
Van alle door ons aangenomen gesprekken ontvang je een keurig bericht per e-mail of sms. Daarin vermelden we, behalve datum en tijd van het gesprek, de naam en eventuele bedrijfsnaam van de beller, telefoonnummer en het bericht. Wij vermelden, in tegenstelling tot onze collega’s in de markt, méér dan alleen ‘Graag terugbellen’. Wij vragen altijd dóór, zodat jij met ons bericht daadwerkelijk weet waarom iemand gebeld heeft.
Als je dat wilt, verbinden we gesprekken door. Dat kan naar een mobiel of een vast nummer. Je kan er ook voor kiezen om aan te geven wanneer we wel of niet mogen doorverbinden. En: we kunnen gesprekken, zoals overijverige verkopers, ook tegenhouden.
Als het voor jouw bedrijfsvoering van belang is dat we meer gegevens noteren dan alleen (bedrijfs)naam en telefoonnummer, doen wij dat. Denk aan e-mailadres, geboortedatum, postcode/huisnummer etc.
Eigen medewerker
We streven er naar dat de beller niet in de gaten heeft dat hij of zij met een externe partij spreekt. Een mooier compliment kunnen we niet krijgen als de beller vraagt “even een briefje op z’n bureau te leggen”. We komen graag over als jouw eigen medewerker. Daar doen wij alles aan!
- Onze telefonistes zitten in een rustige omgeving, bij ons dus géén callcentergeluiden (en ook: geen ’thuiswerkgeluiden’!)
- Alle klanten van TopConnect worden aan een vast team toevertrouwd, zodat de beller zoveel mogelijk dezelfde telefoniste aan de lijn krijgt
- Door onze uitgebreide belscripts weten we precies wat van ons verwacht wordt en kunnen we vlot en professioneel de gesprekken afhandelen